Manajemen Resiko Proyek

 MANAJEMEN RESIKO PROYEK

        Manajemen resiko pada proyek meliputi langkah memahami dan mengidentifikasi masalah potensial yang mungkin terjadi, mengevaluasi, memonitoring dan menangani risiko. Manajemen risiko yang proaktif artinya  menjawab bagaimana orang secara aktif berusaha mengurangi risiko serta memperbaiki tingkat probabilitas keberhasilan pelaksanaan proyek.

             Risiko merupakan kombinasi dari kemungkinan suatu kejadian dan akiat dari kejadian tersebut dengan tidak menutup kemungkinan bahwa ada lebih dari satu akibat yang mungkin terjadi untuk satu kejadian tertentu. Pada umumnya risiko dipandang daru perspektif negatif, seperti kehilangan, bahaya, kerugian, kegagalan dan lain sebagainya. Hal-hal tersebut pada prinsipnya merupakan bentuk ketidak pastian yang mestinya dipahami dan dikelola secara efektif sehingga dapat menjadi nilai tambah bagi organisasi.

        Secara umum, tujuan manajemen risiko yang utama adalah mencegah atau meminimisasi pengaruh yang tidak baik akibat kejadian yang tidak terduga melalui penghindaran risiko atau persiapan rencana kontingensi yang berkaitan dengan risiko tersebut.  Dalam manajemen proyek risiko proyek adalah suatu peristiwa atau kondisi yang tidak pasti, dan jika terjadi mempunyai pengaruh positif atau bisa juga negatif pada tujuan proyek. Suatu risiko mempunyai sebab dan bila terjadi akan membawa dampak, oleh karena itu risiko dapat dinyatakan sebagai fungsi dari kemungkinan dan dampak.

        Lebih jauh, dalam konteks manajemen proyek, manajemen risiko proyek dipahami sebagai seni dan ilmu untuk mengidentifikasi, menganalisis dan merespon risiko selama umur proyek dan tetap menjamin tercapainya tujuan proyek..  Manajemen risiko proyek yang baik akan mampu memperbaiki tingkat keberhasilan proyek secara signifikan. Bagaimanapun, manajemen risiko proyek akan memberikan suatu pengaruh positif dalam hal memilih proyek, menentukan lingkup proyek, membuat jadwal yang realistis dan estimasi biaya yang baik.

Per definisi risiko merupakan suatu kesempatan atau peluang yang secara matematis dapat diformulasikan sebagai berikut:

            Risk exposure = risk likelihood x risk impact

Risk likelihood adalah probabilitas terjadinya suatu peristiwa yang dikuantifisir menjadi angka probabilitas, risk impact adalah dampak dari peristiwa tersebut yang biasanya diukur dengan satuan moneter misalnya rupiah, sedang tingkat kepentingan risiko disebut risk exposure, yang dalam analisis biaya-manfaat akan mencerminkan besarnya biaya. Risk exposure inilah yang nantinya akan diperbandiongkan dengan risk exposure suatu  pekerjaan lainnya dan menjadi acuan bagi orang untuk memilih pekerjaan mana yang akan dilakukan.

JENIS-JENIS RISIKO

Menurut IRM (2002), ada setidaknya 4 jenis risiko yang  selama ini sudah dikenal orang, yakni:

• Risiko Operasional, yakni risiko yang berhubungan dengan operasional organisasi, antra lain misalnya risiko yang mencakup sistem organisasi, proses kerja, teknologi dan sumber daya manusia.
• Risiko Finansial, yakni risiko yang berdampak pada kinerja keuangan organisasi seperti kejadian risiko akibat dari fluktuasi mata uang, tingkt suku bunga termasuk risiko pemeberian kredit, likuiditas da kondisi pasar.
• Hazard Risk, yaitu risiko yang terkait dengan kecelakaan fisik seperti kerusakan karena kebakaran, gempa bumi, ancaman fisik dll
• Risiko stratejik, yaitu risiko yang ada hubungannya dengan strategi perusahaan, politik, ekonomi, hukum. Risiko ini juga terkait dengan reputasi kepemimpinan organisasi dan perubahan selera pelanggan.

HAL – HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM MANAJEMEN RESIKO PROYEK PERANGKAT LUNAK

Ada tiga hal yang perlu diperhatikan dalam manajemen risiko proyek yakni:

• Identifikasi, analisis dan penilaian risiko di awal proyek secara sistematis serta mengembangkan rencana untuk mengantisipasi risiko.
• Mengalokasikan tanggungjawab kepada pihak yang paling sesuai untuk mengelola risiko
• Memastikan bahwa biaya penanganan risiko adalah cukup kecil dibanding nilai proyek. Artinya bahwa biaya yang diperlukan untuk mengurangi dampak negatif dari suatu risiko realatif lebih rendah atau sama dengan besaran manfaat dari terhindarnya/ berkurangnya risiko tersebut.

PROSES MANAJEMEN RISIKO

Proses manajemen risiko memberikan gambaran kepada kita bahwa untuk mengelola risiko ada beberapa tahapan yakni:

1. Perencanaan Manajemen Risiko.

        Perencanaan meliputi langkah memutuskan bagaimana mendekati dan merencanakan kegiatan manajemen risiko untuk sebuah proyek. Dengan mempertimbangkan lingkup proyek, rencana manajemen proyek, faktor lingkungan perusahaan, maka tim proyek dapat mendiskusikan dan menganalisis aktivitas manajemen risiko untuk proyek-proyek tertentu.

        Untuk membuat perencanan manajemen risiko, ada bebrapa hal yang diperlukan yakni 1) Project Charter, yakni dokumen yang dikeluarkan oleh manajemen senior yang secara formal menyatakan adanya suatu proyek. Dokumen ini memberi otorisasi kepada manajer proyek untuk menggunakan sumberdaya organisasi untuk melaksanakan aktivitas proyek. 2) Kebijakan manajemen risiko, 3) Susunan peran dan tanggung jawab 4) Toleransi stakeholder terhadap risiko 5) Tamplate untuk rencana manajemen risiko organisasi 6) Work Breakdown Structure (WBS)

Output dari perencanaan manajemen risiko adalah Risk Management Plan yang berisi:

• Metodologi yang menguraikan definisi alat, pendekatan, sumber data yang mungkin digunakan dalam manajemen risiko proyek tertentu
• Peran dan Tanggung Jawab yang menguraikan tanggung jawab dan peran utama serta pendukung berikut keanggotaan tim manajemen risiko untuk setiap tindakan
• Budget yang berisi rencana anggaran untuk manajemen risiko proyek
• Waktu yang berisi rencana waktu pelaksanaan proses manajemen risiko di sepanjang siklus proyek
• Scoring dan Intepretasi yang menguraikan metode skoring dan intepretasi yang sesuai tipe dan waktu analisis risiko kualitatif maupun kuantitatif.

2. Identifikasi Risiko

        Sebagai suatu rangkaian proses, identifikasi risiko dimulai dengan memahami apa sebenarnya yang disebut sebagai risiko. Berikutnya adalah pendefinisian risiko yang mungkin mempengaruhi tingkat keberhasilan proyek dan mendokumentasikan karakteristik dari tiap-tiap risiko dengan melakukan Hasil utama dari langkah ini adalah risk register.

        Identifikasi risiko dapat dilakukan dengan analisis sumber risiko dan analisis masalah Analisis sumber risiko yaitu analisis risiko dengan melihat darimana risiko berasal. Ada tiga sumber risiko yang sudah banyak dikenal yakni Risiko internal yakni risiko yang bersumber dari internal organisasi yang dapat dikategorikan dalam non technical risk (manusia, material, keuangan) dan technical risk (disain, konstruksi dan operasi). Analisis masalah adalah analisis risiko  yang terkait dengan kekawatiran/ rasa khawatir.

Untuk dapat mengidentifikasi risiko setidaknya ada empat metode yang digunakan, yakni :

1) Identifikasi risiko berdasarkan tujuan, yaitu risiko diidentifikasi berdasarkan sejauh mana suatu peristiwa dapat membahayakan pencapaian tujuan secara perbagian atau secara keseluruhan pekerjaan proyek.

2) Identifikasi Risiko berdasarkan Skenario,yakni risiko diidentifikasi berdasarkan skenario yang dibuat berdasarkan perkiraan terjadinya sebuah peristiwa.

3) Identifikasi risiko berdasarkan Taksonomi,yakni risiko dibreakdown berdasarkan sumber risiko dengan menggunakan pengetahuan praktik yang ada melalui daftar pertanyaan yang telah disusun yang jawabannya akan menunjukkan risiko yang ada.

4) Common risk check,yakni risiko yang sudah biasa terjadi didaftar dan dilakukan pemilihan mana risiko yang sesuai dengan proyek yang sedang dikerjakan.

3. Analisis Risiko Kualitatif

        Analisis kualitatif salam manajemen risiko adalah proses menilai dampak dan kemungkinan risko yang sudah diidentifikasi. Proses ini dilakukan dengan menyusun risiko berdasarkan dampaknya terhadap tujuan proyek. Analisis ini merupakan cara prioritisasi risiko sehingga membentuk gambaran risiko yang harus mendapat perhatian khusus dan cara merespon risiko tersebut seandainya terjadi.

4. Analisis Risiko Kuantitatif

        Analisis risiko secara kuantitatif merupakan metode untuk mengidentifikasi risiko kemungkinan kegagalan sistem dan memprediksi besarnya kerugian. Analisis ini dilakukan dengan mengaplikasikan formula matematis yang dikaitkan dengan nilai finansial. Secara matematis penghitungan risiko dilajkukan dengan mengalikan tingkat kemungkinan kejadian dengan dampak yang ditimbulkan. Hasil analisis ini dapat digunakan untuk mengambil langkah strategis dalam mengatasi risiko yang teridentifikasi.. Meskipun analisis kuantitatif ini menggunakan pendekatan matematis, namun pada prinsipnya analsisi ini merupakan tindak lanjut yang mengikuti hasil analisis kualitatif. Kesulitan utama dalam analisis risiko kuantitatif adalah pada saat menentukan tingkat kemungkinan karena data-data statistik belum tentu tersedia untuk semua peristiwa.

5. Penanganan Risiko

        Penangan risiko diartikan sebagai proses yang dilakukan untuk meminimalisasi tingkat risiko yang dihadapi sampai pada batas yang dapat diterima. Sacra kuantitatif, upaya meminimalisasi risiko dilakukan dengan menerapkan langkah-langkah yang diarahkan pada turunnya angka hasil ukur yang diperoleh dari analisis risiko. Meskipun dalam penanganan risiko dapat dilakukan dengan satu atau lebih cara yang diaplikasikan secara bersamaan atau simultan misalnya mengurangi risiko sekaligus mengalihkan risiko, namun secara umum, teknik yang digunakan untuk menangani risiko dikelompokkan menjadi beberapa kategori, yaitu 1) Menghindari risiko yakni dengan tidak melakukan aktivitas yang beresiko dan memilih melakukan kegiatan yang tidak memiliki risiko. 2) Mitigasi/ Reduksi/ Mengurangi risiko yakni dengan melakukan tindakan untuk mengurangi peluang terjadinya peristiwa yang tidak diharap. Misalnya dengan memilih orang-orang yang kompeten untuk dipekerjakan di proyek. 3) Menerima risiko yakni tetap melakukan pekerjaan yang mengandung risiko dengan tidak melakukan perubahan apapun namun menyiapkan rencana kontingensi jika risiko terjadi. 4) Tranfer Risiko yakni dengan mengalihkan risiko ke pihak lain misalnya dengan membeli asuransi.

KETIDAKPASTIAN RESIKO

Pengambilan keputusan secara umum bisa masuk ke dalam tiga kategori, yaitu :

1. Pengambilan keputusan dalam kondisi pasti. Yang dimaksud di sini adalah bahwa dalam kondisi pasti, artinya semua informasi tentang suatu peristiwa dapat ditentukan dengan pasti sehingga hasil setiap keputusan dapat diketahui dengan pasti pula. Perbandingan dari berbagai alternatif keputusan dapat dilakukan secara langsung karena semua informasi terkait alternatif keputusan dapat diketahui dengan pasti

2. Pengambilan keputusan di bawah risiko. Artinya bahwa  bahwa keputusan diambil dengan kondisi tersedianya informasi yang pasti tentang  kemungkinan dan dampak sehingga nilai harapan dapat diketahui.

3.Pengambilan keputusan dalam ketidakpastian. Artinya keputusan diambil dengan kondisi dimana informasi tentang kemungkinan dan dampak tidak dapat diperoleh sehingga orang tidak dapat memperkirakan apapun tntang kemungkinan-keumngkinan.

Cara Menggunakan Git dan Github dalam SCM

MENGGUNAKAN GIT DAN GITHUB (PENGALAMAN PRIBADI)

Git merupakan sebuah aplikasi Verison Control System (VCS). VCS adalah sebuah sistem yang merekam perubahan-perubahan dari sebuah berkas atau sekumpulan berkas dari waktu ke waktu kedalam repository lokal. 

Sementara GitHub adalah sebuah aplikasi berbasis website dengan Version Control System (VCS) yang menyediakan layanan untuk menyimpan repository dengan gratis secara online. Respository merupakan tempat yang dapat Anda gunakan untuk menyimpan berbagai file berupa source code.

VCS memperbolehkan pengguna untuk mengembalikan berkas-berkas ke keadaan sebelumnya, mengembalikan seluruh proyek kembali ke keadaan sebelumnya, membandingkan perubahan-perubahan di setiap waktu, melihat siapa yang terakhir mengubah sesuatu yang mungkin menimbulkan masalah, siapa dan kapan yang mengenalkan sebuah isu dan banyak lagi.

BAGIAN 1 : BEKERJA DENGAN GIT

Inisiasi : Setelah menginstal GIT (Jika belum silahkan unduh di https://git-scm.com/downloads ), Buka Git Bash Atau CMD untuk cek versi GIT.

Dengan perintah “git --version”

 

Login GIT : Masuk kedalam GIT untuk dapat melakukan operasi-operasi GIT

Dengan perintah “git config –global user.email “you@example”” dan “git config –global user.name “your_username””

Membuat repository : Buka folder yang ingin dijadikan repository, klik kanan pilih Git Bash Here. Kemudian buat repository dengan “git init”

Maka folder yang dipilih akan menjadi repository git dengan branch “master”

Melakukan commit : Commit merupakan tindakan untuk memasukan file baru kedalam repsitory ataupun menyimpan perubahan yang terjadi terhadap file di dalam repsitory

Untuk menampilkan status (keadaan) dari repository kita, gunakan perintah “git status”

Untuk menambahkan file diluar repository (untracked), pertama anda harus memindahkan file kedalam folder repository. Kemudian ketikan “git add namafile.ekstensi”, maka file akan masuk kedalam staging area. Lalu “git commit -m “Pesan anda terhadap perubahan yang terjadi”

 

Untuk mengupdate file yang diubah (modified), tidak perlu melakukan “git add” langsung saja commit dengan “git commit -am “Pesan anda terhadap perubahan yang terjadi””. Atau “git restore <file>” untuk membatalkan perubahan (mengembalikan file seperti semula).

Jika terdapat file didalam folder repository yang terhapus / hilang (missing) maka kita harus add kemudian commit file tersebut untuk menyimpan perubahan pada repository. Atau “git restore <file>” untuk membatalkan perubahan (mengembalikan file).

BAGIAN 2 : BRANCH & MERGE

Branch di analogikan seperti cabang, sehingga setiap perubahan yang dilakukan pada branch tidak akan mempengaruhi jalur utama (master/main). Sementara merge adalah menggabungkan suatu branch dengan jalur utama (master/main).

Membuat Branch : Untuk membuat branch dapat dilakukan dengan perintah “git branch <nama branch>”

Melihat Branch dan Pindah ke Branch Lain : Untuk dapat melihat semua branch yang terdapat pada repository gunakan perintah “git branch”. Untuk dapat bekerja pada suatu branch, kita perlu memindahkan head/pointer (tempat kerja kita) ke branch yang dituju. Hal tersebut dapar dilakukan dengan perintah “git checkout <nama branch>”.

*Sehingga, setiap perubahan yang dilakukan hanya akan berpengaruh pada branch mahasiswa.

Melakukan Merge : Untuk melakukan merge, pertama kita harus berada pada branch master, kemudian buat perintah “git merge <nama branch yang ingin dimerge>”

*Maka setiap file yang ada pada branch mahasiswa akan pindah ke branch master.

Menghapus Branch: Setelah dilakukan merge, maka branch yang sudah dimerge (mahasiswa) tidak kita butuhkan. Untuk menghapus branch dapat digunakan perintah “git branch -b <nama brach yang ingin dihapus>”. Dan perintah “git branch -B <nama brach yang ingin dihapus>” untuk menghapus branch yang belum dimerge.

Melakukan Merge Conflict : Jika kita ingin melakukan merge suatu branch ke master, namun kedua branch mengerjakan file dan baris yang sama, maka akan terjadi conflict. Kemudian git akan meminta kita untuk memilih menggunakan script pada branch a atau branch b.

*Misal pada branch mahasiswa, file mahasiswa.html diubah <h3>Data Mahasiswa</h3> menjadi <h1>Data Mahasiswa</h1>, kemudian commit seperti biasa.

Dan pada branch master, file mahasiswa.html juga terjadi perubahan namun berbeda, <h3>Data Mahasiswa</h3> diubah menjadi <h5>Data Mahasiswa</h5>, kemudian commit seperti biasa.

Maka jika dilakukan merge antara branch mahasiswa dan branch master, akan terjadi conflict dan git akan secara otomatis membuka code editor dan menunjukan letak masalahnya.

Untuk mengatasinya kita harus resolve (memilih kode) secara manual di code editor. Disini saya perubahan yang dilakukan pada branch mahasiswa (perubahan menjadi h5), dengan menghapus opsi perubahan pada master (perubahan menjadi h1).

Setelah itu lakukan commit pada file mahasiswa yang telah dimodifikasi

BAGIAN 3 : BEKERJA DENGAN GITHUB (GIT REMOTE)

Inisiasi : Membuat akun GITHUB pada https://github.com/

Membuat Repository Pada GITHUB : Untuk membuat repository pada GIYHUB sangatlah mudah, pilih ”Your repository” lalu pilih “New”. Makan akan muncul tampilan :

Isi keterangan yang diminta lalu pilih “Create repository”

Clone Repository : Clone digunakan untuk memindahkan atau mengkoneksikan repository pada GITHUB (remote) ke GIT (lokal). Untuk dapat melakukan clone, pilih repository yang ingin di clone, pilih “code” pada GITHUB lalu copy link HTTPS yang tersedia.

Lalu buat folder baru pada komputer anda. Kemudian klik kanan, pilih "Git Bash Here"

Pada GIT BASH ketikan “git clone <linkyangdicopy>”.

Maka repository pada GITHUB akan ter-clone ke GIT lokal komputer anda, dan folder repository juga akan tercopy.

Kemudian masuk kedalam folder origin (repository) dengan cara berikut :

Misalnya, kemudian saya menambahkan file baru (index.html) kedalam folder repository (lokal). Maka jika saya lihat statusnya :

Maka file tersebut harus diadd dan dicommit.

Namun commit yang kita lakukan barusan, mendahului origin (repository remote). Maka kita harus kirim perubahan yang terjadi tersebut dengan perintah PUSH "git push"

Maka perubahan akan terkirim ke GITHUB

Sama halnya jika terdapat file yang modified atau deleted

Melakukan PULL : Pull dilakukan jika terjadi perubahan pada repository GITHUB yang dilakukan oleh orang lain sehingga kita tidak dapat melakukan push. Maka kita harus mengupdate repository lokal kita terlebih dahulu dengan melakukan PULL. Pull dapat dilakukan dengan perintah "git fetch" kemudian "git pull". Maka akan repository lokal kita akan menyesuaikan dengan repository di GITHUB. Hal ini bisa saja mengakibatkan conflict yang harus kita selesaikan secara manual nantinya.

Software Configuration Management

Software Configuration Management

Misalnya, dalam setiap proyek perangkat lunak, terdapat pihak pengembang (developer) yang bekerja dengan cara membuat kode (coding) agar perangkat lunak yang dikembangkan sesuai dengan apa yang disepakati para stakeholder. Jumlah para pengembang yang bekerja dalam suatu proyek, dapat terdiri dari beberapa orang bahkan beberapa grup pengembang,  dengan tools yang berbeda-beda sesuai dengan bidang keahlian dan tugasnya masing-masing. Dalam melaksanakan tugasnya, para pengembang bekerja secara bersamaan duduk didepan komputer mereka, mengerjakan satu perangkat lunak dengan satu "working place" atau "source code" yang sama. Setiap perubahan yang dilakukan oleh satu pengembang tidak dapat secara langsung merubah "source code" yang dikerjakan oleh pengembang lainnya, padahal mereka bekerja untuk perangkat lunak yang sama. Kecuali proyek yang dikerjakan berupa skala kecil dan hanya membutuhkan beberapa orang pengembang dan bersedia untuk "copy paste" dengan rekan setiap perubahan baru terjadi. Namun jika pihak pengembang terdiri dari banyak orang dan tersebar di beberapa kota bahkan negara, maka akan banyak perubahan yang terjadi selama proses pengembangan proyek dan hal tersebut tidak dapat dihindari dan akan meningkatkan tingkat kebingungan di antara para software engineer yang berkerja pada proyek tersebut.

Kebingungan dalam sebuah proyek akan muncul apabila setiap perubahan-perubahan yang terjadi tidak dianalisis sebelum perubahan tersebut dilaksanakan; dicatat sebelum diimplementasi, dilaporkan kepada yang ingin mengetahui, atau dikontrol dengan suatu cara yang akan meningkatkan kualitas & mengurangi error. Maka disinilah letak peran dan kegunaan dari Software Configuration Management (SCM) yang mengelola konfigurasi dari file "work place" sehingga dapat dikerjakan oleh setiap pengembang dengan berbagai software dan versi software yang berbeda-beda.

SCM merupakan serangkaian kegiatan tracking & control yang dimulai ketika suatu proyek perangkat lunak dimulai dan berakhir ketika perangkat lunak sudah tidak beroperasi lagi.

Karena perubahan dapat terjadi kapan saja, maka kegiatan SCM dibuat untuk;

• mengidentifikasi perubahan,
• mengontrol perubahan,
• mengimplementasikan perubahan dengan benar, dan
• melaporkan perubahan kepada pihak-pihak yang mempunyai kepentingan.

SCM adalah sekumpulan kegiatan yang telah dikembangkan untuk menangani perubahan-perubahan selama siklus hidup dari perangkat lunak komputer. SCM adalah sebuah elemen penting dari SQA (Software Quality Assurance). Tanggung jawab utamanya adalah mengontrol perubahan. SCM juga bertanggung jawab untuk :

• mengidentifikasi individual Software Configuration Items (SCI) & berbagai versi perangkat lunak,
• meng-audit software configuration untuk memastikan bahwa dia telah dikembangkan dengan benar, dan
• melaporkan semua perubahan yang telah dilakukan pada konfigurasi tersebut.

Ranah tugas (task) dari SCM mencakup dari 5 hal, yaitu identifikasi, kontrol versi, kontrol perubahan, auditing konfigurasi, dan pelaporan.

Tim Pengembang Perangkat Lunak dan Fungsi/Tugasnya Masing-Masing dalam Manajemen Proyek Perangkat Lunak - MPPL Informatika

Tim Pengembang Perangkat Lunak

    Lingkup manajemen proyek mencakup 4P yakni People, Product, Process, dan Project. People, merupakan orang-orang atau pihak-pihak (stakeholder) yang terlibat didalam proyek. Didalam proyek perangkat lunak, people dapat digolongkan kedalam dua pihak yakni pihak pengembang perangkat lunak dan pihak pengguna perangkat lunak. Pihak pengembang perangkat lunak terdiri dari Manajer Bisnis, Manajer Proyek dan Praktisi Pengembang. Sementara pengguna perangkat lunak terdiri dari pengguna akhir (end user) dan pelanggan (costumer).

Fungsi dan Tugas Tim Pengembang Perangkat Lunak

    Manajer Bisnis, bertugas menentukan isu bisnis pengembangan perangkat lunak dan bernegosiasi dengan pelanggan (costumer), terkait durasi proyek, nilai proyek dan sebagainya. Setelah isu bisnis disepakati, manajer bisnis akan menunjuk tim pengembang perangkat lunak dan menugaskan manajer proyek untuk memimpin pengerjaan proyek.

    Manajer Proyek, bertugas mengelola pekerjaan pembangunan perangkat lunak, memastikan bahwa perangkat lunak selesai pada waktu yang tersedia, dengan biaya sesuai anggaran proyek. Dalam pelaksanaan teknis pengembangan perangkat lunak, manajer proyek harus berkoordinasi dengan pihak pengguna perangkat lunak baik pelanggan (costumer) maupun pengguna akhir (end user). Setelah memperoleh gambaran umum perangkat lunak yang akan dikembangkan, manajer proyek akan membentuk tim praktisi pengembang dan melakukan pembagian tugas.

    Praktisi Pengembang, bertugas melakukan teknis pengembangan perangkat lunak, mulai dari proses analisis, perancangan, pemrograman, hingga pengujian. Dimana setiap proses memiiki ahli yang bekerja pada bidangnya masing-masing. Praktisi pengembang juga harus mendengarkan masukan (mengenai kebutuhan secara rinci) dari pengguna akhir (end user) dan melakukan pengujian dengan pengguna akhir (end user).

Pengendalian (Manajemen) Kualitas Proyek Perangkat Lunak

Manajemen Kualitas Proyek Perangkat Lunak

Manajemen kualitas proyek merupakan proses yang dilakukan untuk menjamin proyek dapat memenuhi kebutuhan yang telah disepakati, melalui aturan-aturan mengenai kualitas, prosedur ataupun guidelines. Terdapat beberapa tahap dalam manajemen kualitas proyek yakni:

1. Perencanaan Kualitas, yakni proses mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek yang sedang dikerjakan, dan bagaimana cara agar dapat memenuhi standar kualitas tersebut. Untuk menentukan standar kualitas, terdapat beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan sebagai masukan (input) dalam perencanaan kualitas, diantaranya:

• Faktor Lingkungan Perusahaan (Enterprise Environmental Factor); yang meliputi :
• Struktur dan budaya organisasi;
• Fasilitas dan peralatan;
• Sumber Daya Manusia;
• Sistem Informasi Manajemen Proyek (Project Management Information System);
• Pihak pemangku kepentingan (stakeholder);
• Basisdata Estimasi Standar (Standard Estimating Database).
• Aset Proses Organisasi (Organizational Process Assets); yang meliputi:
• Proses dan prosedur organisasi dalam melaksanakan proyek;
• Informasi dan standar organisasi.
• Pernyataan Ruang Lingkup Proyek (Project Scope Statement);
• Rencana Manajemen Proyek (Project Management Plan).

Dalam input perencanaan kualitas terdapat peralatan dan teknik yang digunakan, diantaranya:

• Analisis Manfaat dan Biaya (Cost Benefit Analysis), meliputi mengurangai pengulangan pekerjaan, meningkatkan produktifitas, meminimalisir pengeluaran dan meningkatkan kepuasan pihak pemangku kepentingan (stakeholder).
• Benchmarking, yakni teknik menandai dan membandingkan aktifitas proyek sejenis.
• Design of Experiment, yakni melakukan uji coba terhadap rancangan dan melakukan analisa kondisi optimal.

Setelah masukan (input) diidentifikasi menggunakan peralatan dan teknik diatas, kemudian keluarlah hasil atau output perencanaan kualitas. Yaitu :

• Rencana Manajemen Kualitas (Quality Management Plan);
• Acuan Kualitas (Quality Matrix); yang meliputi :
• Tingkat Kegagalan;
• Tingkat Penyelesaian.
• Daftar Periksa Kualitas (Quality Checklist);
• Rencana Perbaikan Proses (Process Improvement Plan);
• Quality Baseline;
• Rencana Manajemen Proyek (Project Management Plan).

2. Penjaminan Kualitas, yakni seluruh tindakan sistematis dan terencana yang diperlukan agar terjadi kepastian dan kepercayaan terhadap mutu produk atau jasa yang diberikan. Penjaminan kualitas dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

• Jaminan Internal, yaitu jaminan yang diberikan kepada pihak manajemen dan tim proyek;
• Jaminan Eksternal, yaitu jaminan yang diberikan kepada pihak konsumen atau pelanggan.

3. Pengendalian Kualitas, yaitu memonitor hasil proyek secara spesifik untuk memeriksa apakah sudah memenuhi kualifikasi standar relevan yang sudah disepakati dan mengidentifikasi cara untuk meningkatkan kualitas secara menyeluruh. Dalam pengendalian kualitas terdapat beberapa alat (tools) yang berfungsi untuk memonitor kualitas proyek. Yakni :

• Pareto Diagram;

Diagram Pareto adalah suatu grafik batang (nilai/jumlah asal) yang dipadukan dengan diagram garis (jumlah kumulatif %) yang terdiri dari berbagai faktor yang behubungan dengan suatu variabel yang disusun menurut besarnya dampak faktor tersebut.

• Statistical Sampling;

Statistical Sampling adalah metode pengambilan sampel populasi untuk memahami masalah yang ada. Jumlah sample yang diambil berkaitan dengan "se-representatif apa" data yang diinginkan.

• Six Sigma;

Six Sigma merupakan suatu sistem yang komperhensif dan fleksibel untuk mencapai, mempertahankan dan memaksimalkan kesuksesan bisnis. Six Sigma sebagai alat pengendali kualitas biasanya terdiri dari 5 fase pengembangan, yaitu menetapkan (define), mengukur (measure), menganalisa (analyze), meningkatkan (improve), dan mengedalikan (control).

• Diagram Kontrol;

Diagram Kontrol merupakan tampilan grafis dari data yang menggambarkan hasil dari suatu proses dari waktu ke waktu.

• Testing/Pengujian.

Testing atau pengujian seringkali digunakan dalam proyek-proyek IT. Banyak profesional IT yang melakukan testing hanya di bagian akhir pembuatan produk. Namun, testing sebaiknya dilakukan pada tiap tahapan dalam siklus hidup pembangunan produk.

Scope, Milestone, Gantt Chart, dan CPM (Critical Path Method) dalam Perencanaan Proyek - MPPL Informatika

Project Scope

Project Scope merupakan pengendalian ruang lingkup dalam sebuah proyek. Pengendalian mempengaruhi hasil akhir dari suatu proyek. Tujuan utamanya yaitu untuk meminimalisasi segala penyimpangan yang mungkin terjadi selama berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek ialah optimasi kinerja biaya, waktu, mutu dan juga keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian ialah berupa pengawasan, pemeriksaan, dan juga koreksi yang dilakukan selama proses implementasi.

Terdapat enam (6) proses untuk mengelola Project Scope. Yaitu Plan Scope Management, Collect Requirements, Define Scope, Create WBS, Validate Scope, dan Control Scope.

1. Plan Scope Management : Mendefinisikan dan mendokumentasikan bagaimana project scope dan product scope akan ditentukan, diverifikasi, dan diubah jika diperlukan. Fase ini perlu disepakati setelah terjadi komitmen pelaksanaan dan pembiayaan proyek oleh Project Sponsor.
2. Collect Requirement : Membantu costumer menentukan apa yang mereka butuhkan. Dalam fase ini juga direncanakan bagaimana kolaborasi kerja dilakukan antara tim proyek dengan costumer/client/user untuk menentukan scope proyek. Metode yang dapat dilakukan seperti interview, workshop, brainstorming, focus group discussion (FGD), survey, observasi lapangan, dan lain-lain.
3. Define Scope : Menyusun scope proyek mulai dari hal yang high level/general hingga spesifikasi detail dari proyek yang akan dibangun. Serta pendekatan apa yang digunakan dalam fase-fase SDLC. Didalam fase Define Scope ini terdapat beberapa hal yang harus dilakukan. Seperti Menentukan Boundary (batas), pekerjaan apa yang harus dilakukan dan yang tidak harus dilakukan. Kemudian Menentukan SOW (Statement of Work), yakni deskripsi naratif produk/service/sistem yang harus disediakan dalam sebuah proyek, meluputi : spesifikasi, kuantitas, standar kualitas, atau performa dari produk/service/sistem tersebut. Kemudian mementukan Scope Statement, yakni dokumentasi terhadap definisi scope berdasarkan kebutuhan dan ekspektasi costumer terhadap proyek yang akan dikerjakan.
4. Create WBS : Membuat WBS. WBS (Work Breakdown Structure) adalah penguraian pekerjaan secara hirarki oleh tim proyek untuk mencapai tujuan proyek dan menciptakan rincian pekerjaan yang diperlukan, dengan masing-masing level yang mewakili setiap detil rincian pekerjaan.
5. Validate Scope :Validate Scope ini merupakan tahap dimana final project  diserahkan kepada stakeholder untuk diverifikasi. Bertujuan untuk kelayakan deliverable sesuai standar yang telah di tentukan atau tidak.
6. Control Scope : Control Scope merupakan proses pemantauan status proyek dan ruang lingkup produk dan mengelola perubahan berdasarkan lingkupnya.

Milestone dalam Proyek

Milestone (dalam bahasa Indonesia diterjemahkan sebagai tonggak sejarah) dalam suatu proyek adalah suatu pencapaian penting yang terukur dengan jelas dalam tahapan penyelesaian suatu proyek.

Milestone merupakan capaian berupa titik tertentu, dimana kondisi tersebut bisa dibuktikan dengan adanya deliverables. Tim proyek dapat dikatakan sukses apabila milestone-milestone tersebut dapat diraih/sudah dilalui.

Milestone proyek ini sangat penting dan umumnya tertulis di dalam perjanjian kontrak proyek antara pemberi kerja dan penerima kerja dan berfungsi sebagai alat dalam manajemen proyek untuk mengukur apakah pelaksanaan proyek masih sesuai, lebih cepat, atau bahkan sudah lebih lambat dari jadwal pelaksanaan proyek yang telah disepakati bersama dalam kontrak proyek.

Gantt Chart

Gantt Chart merupakan salah satu tools yang penting untuk digunakan dalam mengembangkan jadwal pelaksanaan proyek. Gantt chart bisa dikatakan menjadi ikon dari project management karena simple, mudah digunakan, dan padat informasi tentang proyek.

Gantt Chart adalah sejenis grafik batang (Bar Chart) yang digunakan untuk menunjukan Tugas-tugas pada Proyek serta Jadwal dan waktu pelaksanaannya, seperti waktu dimulainya tugas tersebut dan juga batas waktu yang digunakan untuk menyelesaikan tugas yang bersangkutan. Orang atau Departemen yang ditugaskan untuk menyelesaikan Tugas dalam proyek juga harus dituliskan dalam Gantt Chart.

CPM (Critical Path Method)

CPM adalah salah satu metode untuk merencanakan schedule proyek adalah dengan project network dan critical analysis. Critical Path merupakan jalur terpanjang sekaligus jalur yang memiliki waktu pelaksanaan paling lama dari sebuah Project Network Diagram.

Project Network Diagram sendiri akan menggambarkan aktifitas yang harus dilakukan didalam proyek, beserta urutannya dan dependensi aktifitas terhadap aktifitas yang lainnya. Disamping itu juga dijelaskan durasi pelaksanaan dari masing-masing aktifitas. 

CPM atau Critical Path Method adalah sebuah konsep atau metode dalam project management yang digunakan untuk mengidentifikasi tugas-tugas utama dalam sebuah proyek sehingga dapat diselesaikan secara maksimal dan tepat waktu. 

Metode ini akan sangat membantu project manager dalam menganalisa, merencanakan dan menjadwalkan proyek dengan lebih efisien. Karena dengan menerapkan proyek ini dapat ditentukan: 

• Daftar semua tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. 
• Tugas mana yang paling kritis, dalam artian paling berpengaruh terhadap total waktu yang dihabiskan dalam proyek tersebut dan harus lebih diprioritaskan.
• Cara terbaik untuk menjadwalkan semua tugas dalam proyek agar memenuhi target waktu minimal penyelesaian. 

Referensi

• https://www.youtube.com/watch?v=exza5gpTA3k
• https://manprountel.wordpress.com/project-scope-management
• https://www.manajemenproyek.com/milestone
• https://www.youtube.com/watch?v=HHnn-BMEflA
• https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-gantt-chart-cara-membuat-gantt-chart
• https://www.ekrut.com/media/critical-path-method-adalah

Feasibility Analysis (Analisa Kelayakan) Project Sistem Informasi

Feasibility Analysis (Analisa Kelayakan)

• Analisa Kelayakan merupakan kajian yang dilakukan oleh seorang sistem analis terhadap project yang diusulkan.
• Output dari kajian ini adalah Dokumen Analisa Kelayakan (Feasibility Analysis Document).
• Ketika justifikasi akan kebutuhan sistem, serta business requirements-nya telah teridentifikasi, maka umumnya approval committe akan menugaskan sistem analis untuk menyiapkan atau menyusun dokumen formal yang lebih detail lagi, yang terkait kebutuhan akan project pengembangan sistem informasi yang baru.
• Analisa kelayakan akan menentukan apakah suatu project akan bisa dilanjutkan atau tidak.
• Dalam penyusunan atau aktifitas analisa kelayakan ini, juga akan diientifikasi faktor-faktor resiko yang terkait dengan project, yang harus diperhatikan ketika project disetujui untuk dilanjutkan pengembangannya.
• Seperti halnya dokumen System Request, biasanya beberapa organisasi akan memiliki metode, proses, maupun formatnya masing-masing ketika mereka melakukan analisa kelayakan.
• Namun pada umumnya terdapat 3 area untuk dikaji atau dinilai dalam analisa kelayakan, yakni :

o   Kelayakan secara teknikal (Technical feasibility)

Hal ini terkait kondisi, apakah sistem nantinya bisa didesain, dikembangkan, dan diimplementasi dengan sukses oleh tim pengembang. Terdapat empat hal yang perlu dikaji dalam area teknis ini.

1)     Familiarity with apps, pemahaman terhadap ruang lingkup aplikasi.

2)     Familiarity with tech, pemahaman terhadap resiko dari implementasi teknologi yang digunakan.

3)     Proper size, ukuran suatu project akan mempengaruhi jumlah orang yang bekerja, waktu pengerjaannya serta resiko yang akan terjadi.

4)     Compatibility with existing system, integrasi suatu sistem terhadap sistem yang pernah sukses sebelumnya, sangat penting untuk dipertimbangkan.

 

o   Kelayakan secara ekonomis (Economic feasibility)

Pada area kelayakan ekonomis ini, project akan dinilai layak atau tidak dari segi finansial, mengidentifikasi biaya yang dikeluarkan dan manfaat yang diterima. Kemudian menentukan nilai dari manfaat, serta mengukur manfaat secara finansial yang bisa didapatkan dari sistem. Dengan melakukan kajian ini maka faktor resiko dan keuntungan akan bisa diketahui dan dijustifikasi. Semakin besar biaya sebuah project maka diperlukan suatu analisa yang lebih besar dan lebih detail. Komponen biaya dan manfaat :

1)    Biaya Pengembangan (Development Costs), semua pengeluaran yang bisa diukur berdasarkan nilai uang. Pengeluaran-pengeluaran atau biaya ini merupakan harga yang dikeluarkan selama prose pengembangan sistem informasi. Seperti gaji tim pengembang serta konsultan, hardware dan software, biaya pelatihan, dan biaya bahan dan peralatan kantor. Development cost ini diperhitungkan sebagai biaya yang muncul satu kali saja (One Time Costs).

2)      Biaya Operasional (Operational Costs), adalah pengeluaran yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem, seperti honor operator sistem, biaya lisensi & upgrade perangkat lunak, dan biaya komunikasi atau biaya koneksi data. Operational Costs ini biasanya dianggap sebagai biaya berjalan (On Going Costs) yang nantinya setiap tahun akan selalu muncul.

3)    Keuntungan Nyata (Tangible Benefits), merupakan keuntungan langsung yang bisa didapatkan organisai melalui penggunaan sistem, seperti adanya peningkatan penjualan dan lain sebagainya, yang nilainya bisa dikatuhi secara langsung ketika sistem ini diimplementasikan. Selain itu sistem juga dapat memberikan manfaat dengan memungkinkan organisasi melakukan pengurangan biaya yang biasanya dikeluarkan, seperti mengurangi staff, mengurangi inventaris, dan bisa dengan mengurangi biaya IT. Serta bisa juga dengan memilih harga supplier yang lebih rendah.

4)    Keuntungan Tidak Nyata (Intangible Benefits), sulit untuk diidentifikasi secara langsung dampak keuntungannya terhadap organisasi. Untuk mengidentifikasi keuntungan Intangible ini perlu dilakukan asumsi berdasarkan pengalaman dan intuisi. Intangible Benefits bisa dihitung dari pengarungnya terhadap pemasukan, dapat berupa persentase.

Ketika komponen dari biaya dan manfaat telah dapat diidentifikasi oleh sistem analis, maka tahap selanjutnya analis perlu menentukan nilai nominal pada tiap item/komponen tersebut. Kuantifikasi ini sangat penting agar approval committee memiliki pertimbangan formal terhadap keberlanjutan suatu project. Nilai estmasi costs dan benefits akan bisa terus direvisi seiring berjalannya proses pengembangan sebuah project.

 

o   Kelayakan secara organisasi (Organizational feasibility)

Hal ini terkait bagaimana sistem nantinya dapat diterima oleh para pengguna dan digunakan dalam proses bisnis organisasi. Ada banyak faktor dalam organisasi yang bisa mempengaruhi sebuah project. Dan para pengembang yang berpengalaman akan mengatakan bahwa kelayakan secara organisasi ini merupakan area yang paling sulit untuk dinilai.

Sistem analis kan menilai apakah tujuan project sesuai/sejalan dengan tujuan/sasaran dari organisasi. Ini disebut dengan istilah Strategic Alignment, yakni kesesuaian antara project dan strategi bisnis organisasi/perusahaan. Semakin sesuai project dan strategi bisnis maka resiko kegagalan project semakin kecil. Banyak project IT yang gagal karena inisasi perancangan sistem hanya datang dari unit IT saja, dan tidak mempertimbangan kesesuaian dengan unti bisnis maupun strategi bisnis organisasi.

Cara kedua untuk menilai kelayakan secara organisasi,  adalah dengan melakukan analisa terhadap kesiapan stakeholder terkait sistem yang akan dibangun. Stakeholder adalah orang/grup/organisasi yang dapat mempengarui/dipengaruhi oleh sistem. Beberapa stakeholder dalam analisa kelayakan secara organisasi :

1)    Project Champion, selevel eksekutif biasanya merangkap sebagai projcet sponsor yang menyusun sistem request. Mereka akan mendukung project dalam penyediaan sumberdaya (resource) seperti waktu dan biaya.

2)  Organization Management, yang berkontribusi dalam project dengan menyakinkan internal organization bahwa nantinya sistem yang akan dibangun akan memberikan manfaat dan mendorong semua unti internal untuk mendukung pengembangan sistem yang baru ini. Termasuk menggunakannya dan menerima perubahan jika ketika implementasi sistem yang baru akan terjadi perubahan proses bisnis didalam organisasi. Dimana besar sekali kemungkinan akan terjadi perubahan.

3)     System Users, sering terjadi bahwa project team hanya bertemu dengan user sekali saja diawal project. Sehingga terkadang hasil akhir project tidak sesuai dengan keperluan user, yang biasanya akan sering berubah seiring dengan berjalannya waktu. Untuk itu diperlukan keterlibatan user dalam proses pengembangan. Misalnya secara periodik meminta feedback atau masukan terhadap sistem yang sementara sedang dikembangkan.

• Hasil kajian terhadap project berdasarkan ketiga area diatas, akan menghasilkan  Dokumen Analisa Kelayakan yang akan di propose kepada approval committee di akhir fase perencanaan pada siklus SDLC.
• Analisa kelayakan ini akan membantu organisasi/perusahaan untuk membuat keputusan yang tepat terkait investasi sistem informasi. Dengan mempertimbangkan faktor teknis, ekonomis dan organisasi, dimana ini akan mempengaruhi project sistem informasi yang akan dilaksanakan.
• Analisa kelayakan ini akan melindungi unit/pengembang IT, dari kritik atau komplain yang akan terjadi. Karena didalam proses pengembangan, sistem analis sudah melibatkan unit bisnis dan organisasi dalam proses terkait pengambilan keputusan dalam project.