Scope, Milestone, Gantt Chart, dan CPM (Critical Path Method) dalam Perencanaan Proyek - MPPL Informatika

Project Scope

Project Scope merupakan pengendalian ruang lingkup dalam sebuah proyek. Pengendalian mempengaruhi hasil akhir dari suatu proyek. Tujuan utamanya yaitu untuk meminimalisasi segala penyimpangan yang mungkin terjadi selama berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek ialah optimasi kinerja biaya, waktu, mutu dan juga keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian ialah berupa pengawasan, pemeriksaan, dan juga koreksi yang dilakukan selama proses implementasi.

Terdapat enam (6) proses untuk mengelola Project Scope. Yaitu Plan Scope Management, Collect Requirements, Define Scope, Create WBS, Validate Scope, dan Control Scope.

1. Plan Scope Management : Mendefinisikan dan mendokumentasikan bagaimana project scope dan product scope akan ditentukan, diverifikasi, dan diubah jika diperlukan. Fase ini perlu disepakati setelah terjadi komitmen pelaksanaan dan pembiayaan proyek oleh Project Sponsor.
2. Collect Requirement : Membantu costumer menentukan apa yang mereka butuhkan. Dalam fase ini juga direncanakan bagaimana kolaborasi kerja dilakukan antara tim proyek dengan costumer/client/user untuk menentukan scope proyek. Metode yang dapat dilakukan seperti interview, workshop, brainstorming, focus group discussion (FGD), survey, observasi lapangan, dan lain-lain.
3. Define Scope : Menyusun scope proyek mulai dari hal yang high level/general hingga spesifikasi detail dari proyek yang akan dibangun. Serta pendekatan apa yang digunakan dalam fase-fase SDLC. Didalam fase Define Scope ini terdapat beberapa hal yang harus dilakukan. Seperti Menentukan Boundary (batas), pekerjaan apa yang harus dilakukan dan yang tidak harus dilakukan. Kemudian Menentukan SOW (Statement of Work), yakni deskripsi naratif produk/service/sistem yang harus disediakan dalam sebuah proyek, meluputi : spesifikasi, kuantitas, standar kualitas, atau performa dari produk/service/sistem tersebut. Kemudian mementukan Scope Statement, yakni dokumentasi terhadap definisi scope berdasarkan kebutuhan dan ekspektasi costumer terhadap proyek yang akan dikerjakan.
4. Create WBS : Membuat WBS. WBS (Work Breakdown Structure) adalah penguraian pekerjaan secara hirarki oleh tim proyek untuk mencapai tujuan proyek dan menciptakan rincian pekerjaan yang diperlukan, dengan masing-masing level yang mewakili setiap detil rincian pekerjaan.
5. Validate Scope :Validate Scope ini merupakan tahap dimana final project  diserahkan kepada stakeholder untuk diverifikasi. Bertujuan untuk kelayakan deliverable sesuai standar yang telah di tentukan atau tidak.
6. Control Scope : Control Scope merupakan proses pemantauan status proyek dan ruang lingkup produk dan mengelola perubahan berdasarkan lingkupnya.

Milestone dalam Proyek

Milestone (dalam bahasa Indonesia diterjemahkan sebagai tonggak sejarah) dalam suatu proyek adalah suatu pencapaian penting yang terukur dengan jelas dalam tahapan penyelesaian suatu proyek.

Milestone merupakan capaian berupa titik tertentu, dimana kondisi tersebut bisa dibuktikan dengan adanya deliverables. Tim proyek dapat dikatakan sukses apabila milestone-milestone tersebut dapat diraih/sudah dilalui.

Milestone proyek ini sangat penting dan umumnya tertulis di dalam perjanjian kontrak proyek antara pemberi kerja dan penerima kerja dan berfungsi sebagai alat dalam manajemen proyek untuk mengukur apakah pelaksanaan proyek masih sesuai, lebih cepat, atau bahkan sudah lebih lambat dari jadwal pelaksanaan proyek yang telah disepakati bersama dalam kontrak proyek.

Gantt Chart

Gantt Chart merupakan salah satu tools yang penting untuk digunakan dalam mengembangkan jadwal pelaksanaan proyek. Gantt chart bisa dikatakan menjadi ikon dari project management karena simple, mudah digunakan, dan padat informasi tentang proyek.

Gantt Chart adalah sejenis grafik batang (Bar Chart) yang digunakan untuk menunjukan Tugas-tugas pada Proyek serta Jadwal dan waktu pelaksanaannya, seperti waktu dimulainya tugas tersebut dan juga batas waktu yang digunakan untuk menyelesaikan tugas yang bersangkutan. Orang atau Departemen yang ditugaskan untuk menyelesaikan Tugas dalam proyek juga harus dituliskan dalam Gantt Chart.

CPM (Critical Path Method)

CPM adalah salah satu metode untuk merencanakan schedule proyek adalah dengan project network dan critical analysis. Critical Path merupakan jalur terpanjang sekaligus jalur yang memiliki waktu pelaksanaan paling lama dari sebuah Project Network Diagram.

Project Network Diagram sendiri akan menggambarkan aktifitas yang harus dilakukan didalam proyek, beserta urutannya dan dependensi aktifitas terhadap aktifitas yang lainnya. Disamping itu juga dijelaskan durasi pelaksanaan dari masing-masing aktifitas. 

CPM atau Critical Path Method adalah sebuah konsep atau metode dalam project management yang digunakan untuk mengidentifikasi tugas-tugas utama dalam sebuah proyek sehingga dapat diselesaikan secara maksimal dan tepat waktu. 

Metode ini akan sangat membantu project manager dalam menganalisa, merencanakan dan menjadwalkan proyek dengan lebih efisien. Karena dengan menerapkan proyek ini dapat ditentukan: 

• Daftar semua tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. 
• Tugas mana yang paling kritis, dalam artian paling berpengaruh terhadap total waktu yang dihabiskan dalam proyek tersebut dan harus lebih diprioritaskan.
• Cara terbaik untuk menjadwalkan semua tugas dalam proyek agar memenuhi target waktu minimal penyelesaian. 

Referensi

• https://www.youtube.com/watch?v=exza5gpTA3k
• https://manprountel.wordpress.com/project-scope-management
• https://www.manajemenproyek.com/milestone
• https://www.youtube.com/watch?v=HHnn-BMEflA
• https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-gantt-chart-cara-membuat-gantt-chart
• https://www.ekrut.com/media/critical-path-method-adalah