Feasibility Analysis (Analisa Kelayakan) Project Sistem Informasi

Feasibility Analysis (Analisa Kelayakan)

• Analisa Kelayakan merupakan kajian yang dilakukan oleh seorang sistem analis terhadap project yang diusulkan.
• Output dari kajian ini adalah Dokumen Analisa Kelayakan (Feasibility Analysis Document).
• Ketika justifikasi akan kebutuhan sistem, serta business requirements-nya telah teridentifikasi, maka umumnya approval committe akan menugaskan sistem analis untuk menyiapkan atau menyusun dokumen formal yang lebih detail lagi, yang terkait kebutuhan akan project pengembangan sistem informasi yang baru.
• Analisa kelayakan akan menentukan apakah suatu project akan bisa dilanjutkan atau tidak.
• Dalam penyusunan atau aktifitas analisa kelayakan ini, juga akan diientifikasi faktor-faktor resiko yang terkait dengan project, yang harus diperhatikan ketika project disetujui untuk dilanjutkan pengembangannya.
• Seperti halnya dokumen System Request, biasanya beberapa organisasi akan memiliki metode, proses, maupun formatnya masing-masing ketika mereka melakukan analisa kelayakan.
• Namun pada umumnya terdapat 3 area untuk dikaji atau dinilai dalam analisa kelayakan, yakni :

o   Kelayakan secara teknikal (Technical feasibility)

Hal ini terkait kondisi, apakah sistem nantinya bisa didesain, dikembangkan, dan diimplementasi dengan sukses oleh tim pengembang. Terdapat empat hal yang perlu dikaji dalam area teknis ini.

1)     Familiarity with apps, pemahaman terhadap ruang lingkup aplikasi.

2)     Familiarity with tech, pemahaman terhadap resiko dari implementasi teknologi yang digunakan.

3)     Proper size, ukuran suatu project akan mempengaruhi jumlah orang yang bekerja, waktu pengerjaannya serta resiko yang akan terjadi.

4)     Compatibility with existing system, integrasi suatu sistem terhadap sistem yang pernah sukses sebelumnya, sangat penting untuk dipertimbangkan.

 

o   Kelayakan secara ekonomis (Economic feasibility)

Pada area kelayakan ekonomis ini, project akan dinilai layak atau tidak dari segi finansial, mengidentifikasi biaya yang dikeluarkan dan manfaat yang diterima. Kemudian menentukan nilai dari manfaat, serta mengukur manfaat secara finansial yang bisa didapatkan dari sistem. Dengan melakukan kajian ini maka faktor resiko dan keuntungan akan bisa diketahui dan dijustifikasi. Semakin besar biaya sebuah project maka diperlukan suatu analisa yang lebih besar dan lebih detail. Komponen biaya dan manfaat :

1)    Biaya Pengembangan (Development Costs), semua pengeluaran yang bisa diukur berdasarkan nilai uang. Pengeluaran-pengeluaran atau biaya ini merupakan harga yang dikeluarkan selama prose pengembangan sistem informasi. Seperti gaji tim pengembang serta konsultan, hardware dan software, biaya pelatihan, dan biaya bahan dan peralatan kantor. Development cost ini diperhitungkan sebagai biaya yang muncul satu kali saja (One Time Costs).

2)      Biaya Operasional (Operational Costs), adalah pengeluaran yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem, seperti honor operator sistem, biaya lisensi & upgrade perangkat lunak, dan biaya komunikasi atau biaya koneksi data. Operational Costs ini biasanya dianggap sebagai biaya berjalan (On Going Costs) yang nantinya setiap tahun akan selalu muncul.

3)    Keuntungan Nyata (Tangible Benefits), merupakan keuntungan langsung yang bisa didapatkan organisai melalui penggunaan sistem, seperti adanya peningkatan penjualan dan lain sebagainya, yang nilainya bisa dikatuhi secara langsung ketika sistem ini diimplementasikan. Selain itu sistem juga dapat memberikan manfaat dengan memungkinkan organisasi melakukan pengurangan biaya yang biasanya dikeluarkan, seperti mengurangi staff, mengurangi inventaris, dan bisa dengan mengurangi biaya IT. Serta bisa juga dengan memilih harga supplier yang lebih rendah.

4)    Keuntungan Tidak Nyata (Intangible Benefits), sulit untuk diidentifikasi secara langsung dampak keuntungannya terhadap organisasi. Untuk mengidentifikasi keuntungan Intangible ini perlu dilakukan asumsi berdasarkan pengalaman dan intuisi. Intangible Benefits bisa dihitung dari pengarungnya terhadap pemasukan, dapat berupa persentase.

Ketika komponen dari biaya dan manfaat telah dapat diidentifikasi oleh sistem analis, maka tahap selanjutnya analis perlu menentukan nilai nominal pada tiap item/komponen tersebut. Kuantifikasi ini sangat penting agar approval committee memiliki pertimbangan formal terhadap keberlanjutan suatu project. Nilai estmasi costs dan benefits akan bisa terus direvisi seiring berjalannya proses pengembangan sebuah project.

 

o   Kelayakan secara organisasi (Organizational feasibility)

Hal ini terkait bagaimana sistem nantinya dapat diterima oleh para pengguna dan digunakan dalam proses bisnis organisasi. Ada banyak faktor dalam organisasi yang bisa mempengaruhi sebuah project. Dan para pengembang yang berpengalaman akan mengatakan bahwa kelayakan secara organisasi ini merupakan area yang paling sulit untuk dinilai.

Sistem analis kan menilai apakah tujuan project sesuai/sejalan dengan tujuan/sasaran dari organisasi. Ini disebut dengan istilah Strategic Alignment, yakni kesesuaian antara project dan strategi bisnis organisasi/perusahaan. Semakin sesuai project dan strategi bisnis maka resiko kegagalan project semakin kecil. Banyak project IT yang gagal karena inisasi perancangan sistem hanya datang dari unit IT saja, dan tidak mempertimbangan kesesuaian dengan unti bisnis maupun strategi bisnis organisasi.

Cara kedua untuk menilai kelayakan secara organisasi,  adalah dengan melakukan analisa terhadap kesiapan stakeholder terkait sistem yang akan dibangun. Stakeholder adalah orang/grup/organisasi yang dapat mempengarui/dipengaruhi oleh sistem. Beberapa stakeholder dalam analisa kelayakan secara organisasi :

1)    Project Champion, selevel eksekutif biasanya merangkap sebagai projcet sponsor yang menyusun sistem request. Mereka akan mendukung project dalam penyediaan sumberdaya (resource) seperti waktu dan biaya.

2)  Organization Management, yang berkontribusi dalam project dengan menyakinkan internal organization bahwa nantinya sistem yang akan dibangun akan memberikan manfaat dan mendorong semua unti internal untuk mendukung pengembangan sistem yang baru ini. Termasuk menggunakannya dan menerima perubahan jika ketika implementasi sistem yang baru akan terjadi perubahan proses bisnis didalam organisasi. Dimana besar sekali kemungkinan akan terjadi perubahan.

3)     System Users, sering terjadi bahwa project team hanya bertemu dengan user sekali saja diawal project. Sehingga terkadang hasil akhir project tidak sesuai dengan keperluan user, yang biasanya akan sering berubah seiring dengan berjalannya waktu. Untuk itu diperlukan keterlibatan user dalam proses pengembangan. Misalnya secara periodik meminta feedback atau masukan terhadap sistem yang sementara sedang dikembangkan.

• Hasil kajian terhadap project berdasarkan ketiga area diatas, akan menghasilkan  Dokumen Analisa Kelayakan yang akan di propose kepada approval committee di akhir fase perencanaan pada siklus SDLC.
• Analisa kelayakan ini akan membantu organisasi/perusahaan untuk membuat keputusan yang tepat terkait investasi sistem informasi. Dengan mempertimbangkan faktor teknis, ekonomis dan organisasi, dimana ini akan mempengaruhi project sistem informasi yang akan dilaksanakan.
• Analisa kelayakan ini akan melindungi unit/pengembang IT, dari kritik atau komplain yang akan terjadi. Karena didalam proses pengembangan, sistem analis sudah melibatkan unit bisnis dan organisasi dalam proses terkait pengambilan keputusan dalam project.